事務員の採用が難しい時代に検討すべき3つの選択肢

事務員採用難しいと感じる中小企業では、採用だけにこだわらず、社内分担や事務代行・業務委託も含めて比較することが重要です。事務業務を安定して回す方法は、採用だけではありません。

中小企業では、事務員に幅広い業務を任せたいケースが多くあります。請求書作成、入金確認、経費精算、書類整理、電話対応、備品管理、営業サポート。会社の裏側を支える業務です。

しかし、求人を出しても応募が集まりにくい、条件が合わない、採用しても教育に時間がかかる。こうした課題があります。

事務員の採用が難しいときは、次の3つの選択肢を比較しましょう。

それぞれにメリットと注意点があります。自社の業務量、緊急度、予算、管理体制に合わせて選ぶことが大切です。

事務員の採用が難しい理由

事務員の採用が難しい理由は、人手不足に加えて、求職者の希望条件と企業側の期待に差が出やすいためです。特に中小企業では、業務範囲が広くなりやすく、求人内容が伝わりにくいことがあります。

よくある理由は、次の通りです。

事務職を希望する人の中には、時短勤務、在宅勤務、扶養内勤務などを希望する人もいます。一方で、企業側は「出社して幅広く対応してほしい」と考えることがあります。

また、「事務全般」と書かれた求人は、求職者にとって業務内容が見えにくいものです。どこまで任されるのか分からない。専門知識が必要なのか分からない。こうした不安が応募のハードルになります。

事務員採用にこだわりすぎると、採用までの期間に社内の負担が増え、業務改善が後回しになることがあります。採用活動と同時に、今ある業務の整理も進めることが重要です。

求人を出しても、すぐに採用できるとは限りません。応募が少ない場合、条件の見直しや再募集が必要になります。その間も、請求書作成や書類整理などの事務作業は発生します。

事務員を採用しても、すぐにすべてを任せられるわけではありません。会社ごとのルール、取引先ごとの対応、使用ツール、書類の保管場所。覚えることは多くあります。

新しく採用した事務員に業務を任せきりにすると、その人にしか分からない業務が増えることがあります。採用しても、業務の見える化やマニュアル化を行わなければ、属人化は残ります。

事務員を採用する方法は、社内に常時対応できる人を置きたい場合に向いています。日常的な庶務や社内対応が多い会社では、有効な選択肢です。

採用が向いているケースは、次の通りです。

事務員を採用するメリットは、社内に継続的な担当者を持てることです。日々の細かな依頼や突発的な対応にも相談しやすくなります。

一方で、採用にはコストと時間がかかります。求人、面接、雇用契約、教育、給与、社会保険、定着支援。採用前後の負担も含めて考える必要があります。

採用する場合は、求人前に業務内容を明確にしましょう。

「事務全般」ではなく、具体的な業務内容を示すことで、応募者も判断しやすくなります。

業務を整理して社内で分担する方法は、採用前に現在の事務業務を見直したい会社に向いています。まず何にどれだけ時間がかかっているのかを把握する選択肢です。

事務業務を棚卸しすると、社長や現場メンバーが何となく抱えている業務が見えてきます。

整理したい業務は、次の通りです。

これらを、次のように分類します。

社内分担のメリットは、すぐに始めやすいことです。採用を待たずに、今ある業務の負担を少しずつ分散できます。

ただし、既存メンバーの本来業務を圧迫しないよう注意が必要です。誰が、いつ、何を行うのか。確認者は誰か。更新ルールはどうするのか。管理表やチェックリストで明確にしておきましょう。

事務代行・業務委託は、必要な業務を必要な分だけ外部に任せたい場合に向いています。採用よりも柔軟に始めやすく、業務量に波がある会社にも適しています。

依頼しやすい業務は、次の通りです。

事務代行や業務委託のメリットは、採用活動を行わずに始めやすいことです。月末だけ、繁忙期だけ、特定の業務だけ。必要に応じて依頼できます。

一方で、外部に任せるには準備が必要です。依頼範囲、納期、確認者、情報共有方法、権限設定を明確にしておく必要があります。

会社のお金や個人情報に関わる業務を依頼する場合は、情報管理ルールを確認しましょう。法律や税務に関わる判断は、専門家にご確認ください。

事務員採用、社内分担、事務代行・業務委託は、それぞれ向いている状況が異なります。自社の状況に合わせて選びましょう。

選択肢	向いている会社	メリット	注意点
事務員を採用する	日常的な庶務や社内対応が多い会社	社内に継続的な担当者を置ける	採用・教育・定着に時間がかかる
社内で分担する	まず業務量を整理したい会社	すぐに始めやすい	既存メンバーの負担増に注意
事務代行・業務委託を活用する	必要な業務から柔軟に任せたい会社	採用せずに始めやすい	依頼範囲と情報管理の設計が必要